Teamleider Secretariaat en Managementondersteuning

1. Inleiding 

Wil jij bijdragen aan een maatschappelijk relevante organisatie? Werk je graag samen en heb je een talent voor het organiseren en uitvoeren van diverse werkzaamheden binnen een secretariaat? Kun je anderen motiveren en zorg je ervoor dat deadlines worden gehaald en de kwaliteit van het werk hoog blijft? Dan ben jij de Teamleider Secretariaat en Managementondersteuning die wij zoeken!

2. Functieomschrijving 

Als Teamleider Secretariaat en Managementondersteuning bij het Donders Centre for Cognitive Neuroimaging (DCCN) voer je zelf een breed scala aan secretariële en coördinerende werkzaamheden uit. Je speelt een centrale rol binnen het hele DCCN en zorgt ervoor dat het werk binnen het team van managementassistenten goed georganiseerd is en op tijd en met de gewenste kwaliteit wordt uitgevoerd.

Je werkt nauw samen met vier andere teamleden en coördineert hun werkzaamheden, maar bent ook zelf actief betrokken bij de uitvoering van de dagelijkse taken. Jij bewaakt het overzicht, stelt prioriteiten en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en afstemming. Je bent een proactieve verbinder met leiderschapskwaliteiten, die met enthousiasme en humor het team coördineert en ondersteunt. Je aanwezigheid/zichtbaarheid binnen het team is in deze functie heel belangrijk, vandaar dat het niet mogelijk is om thuis te werken.

Je taken zijn divers en omvatten onder andere:

• Het coördineren en monitoren van de werkzaamheden binnen het secretariaatsteam en zorgen dat deadlines worden gehaald.
• Je bent de linking pin tussen het management en het administratief team en neemt deel aan overleg vormen.
• Het ondersteunen van het management en de Principal Investigators (PI’s) met agendabeheer, het voorbereiden van vergaderstukken en andere ondersteunende werkzaamheden.
• Het signaleren van verbeterpunten in werkprocessen en proactief bijdragen aan een efficiënte en kwalitatieve werkwijze, zowel binnen het team als in samenwerking met andere ondersteunende afdelingen.
• Het meewerken aan de uitvoering van secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen, het notuleren en het bijhouden van overzichten.
• Het organiseren van evenementen, symposia en bijeenkomsten in een internationale omgeving. Hierbij ben je eindverantwoordelijk voor het hele proces, van het ontwerp en het uitzetten van de communicatie tot de afronding van events.
• Het coördineren van introductie van nieuwe medewerkers, ontvangen van gasten, leveranciers en externe dienstverleners.
• Het coördineren en ondersteunen van diverse facilitaire zaken. 

Kortom, je bent de spin in het web binnen het secretariaat en je draagt bij aan een soepel lopende organisatie van het DCCN. 

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je bent in het bezit van een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau.
• Je bent ervaren in een vergelijkbare functie, waarbij je zowel uitvoerende als coördinerende taken hebt vervuld.
• Je bent administratief sterk, met oog voor detail en een talent voor organiseren en plannen.
• Je bent proactief en in staat om anderen te motiveren om gezamenlijk verbeteringen op te pakken.
• Je bent bedreven in het gebruik van verschillende digitale systemen, waaronder het Officepakket, en in staat om nieuwe softwarepakketten snel te leren.
• Je bent betrouwbaar in het omgaan met gevoelige informatie.
• Je bent communicatief sterk, zowel in het Nederlands als in het Engels, mondeling en schriftelijk.  

4. Wij zijn (werkomgeving) 

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Maaike Gordinou de Gouberville-Rengers. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op donderdag 6 maart. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op maandag 10 maart. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.