Medewerker Reception Desks - Sluitingsdatum is verstreken, het is niet meer mogelijk om te reageren.

1. Inleiding 

Krijg je energie van het coördineren van evenementen en het creëren van een warm welkom voor gasten? Vind jij het leuk om in een veelzijdige rol verantwoordelijkheid te dragen voor een perfecte organisatie én een veilige omgeving? Dan zijn wij opzoek naar jou als Medewerker Reception Desks!

2. Functieomschrijving 

Als medewerker van de reception desk ben jij het stralende visitekaartje van de Aula, het ceremonieel gebouw van de universiteit. Jij bent de eerste persoon die professoren, externe gasten en afstudeerders ontmoet wanneer ze voor een oratie, promotie of afstudeerplechtigheid naar de universiteit komen. Met jouw warme glimlach en behulpzame houding zorg je ervoor dat iedereen zich direct welkom voelt.

In deze coördinerende rol ben jij de spil die zorgt dat alles op rolletjes loopt. Jij bent verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van de roosters, het organiseren van het togabeheer en het transport ervan. Met een scherp oog voor detail leid je het team, houd je overzicht op alle taken, en zorg je ervoor dat iedereen zijn werk optimaal kan doen dankzij jouw heldere aansturing en begeleiding.

Tijdens je dienst ontvang je niet alleen hoogleraren en bezoekers, maar ook collega’s, leveranciers en technici. Je zorgt ervoor dat alle academische ceremonies en festiviteiten vlekkeloos verlopen. Met precisie beheer je de gastenlijst en creëer je een gastvrije en nette omgeving. Bezoekers kunnen met al hun vragen bij jou terecht en als je het antwoord niet meteen paraat hebt, weet je precies waar je het kunt vinden. Jouw werkterrein? De centrale receptiebalie bij de hoofdingang, waar jij ervoor zorgt dat iedereen met een glimlach arriveert én vertrekt.

Daarnaast vervul je diverse administratieve taken achter de balie, zoals het beheren van e-mails, bijwerken van het logboek en registreren van uitgiftes. Je werkt met computers voorzien van meerdere schermen, wat jou in staat stelt om efficiënt te schakelen tussen taken. Het signaleren van alarmsystemen, storingsregistratie en samenwerking binnen Teams behoren ook tot jouw verantwoordelijkheden.

Als een alerte en veiligheidsbewuste professional behandel je meldingen van storingen en gebreken met de nodige zorgvuldigheid. Je werkt nauw samen met het Service Centre om problemen snel op te lossen. Bij onveilige situaties treed je direct op en werk je samen met de beveiligingsdienst om ongewenste bezoekers te weren. Bovendien ben je BHV’er en handel je onmiddellijk bij noodgevallen, in nauwe samenwerking met de BHV-organisatie.

Kortom, in deze veelzijdige rol zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt, met veiligheid, gastvrijheid en precisie als jouw grootste troeven.

De werktijden variëren tussen 08.00 en +/- 20.00 uur, op maandag t/m vrijdag. Je wordt vier dagen per week ingeroosterd. Een enkele keer zal een plechtigheid na 20.00 uur plaatsvinden. Het is belangrijk dat je dit weet en indien nodig kan en wil werken. Je wensen kun je natuurlijk altijd aangeven.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt minimaal een mbo-diploma op niveau 4, bij voorkeur in de richting van hospitality.
• Je bent in het bezit van een BHV-diploma of bent bereid dit te behalen.
• Je bezit aanzienlijke ervaring en kennis van receptiewerkzaamheden, inclusief ervaring met het openen en sluiten van gebouwen. 
• Je bezit over uitstekende communicatieve vaardigheden, kunt goed luisteren, observeren, doorvragen, feedback geven en ontvangen en hebt aanpassingsvermogen.
• Je bent sterk in zowel verbale als schriftelijke communicatie in zowel het Nederlands als het Engels. 
• Je bent flexibel en dienstverlenend, met het vermogen snel te schakelen en te improviseren. Daarnaast ben je initiatiefrijk, verantwoordelijk, en gericht op gastvrijheid. 

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Het team Reception Desks bestaat uit circa dertig receptionisten. Op de campus zijn tien gebouwen voorzien van een eigen receptiebalie. Je werkt zelfstandig maar kunt snel schakelen door gebruik te maken van Teams of de telefoon. Dagelijkse aansturing ontvang je van de coördinator Reception Desks en de Pedel. Hiërarchisch is de teamleider Reception Desks jouw leidinggevende. Je werkt nauw samen met de collega’s van het bureau van de Pedel. Dagelijks ontmoet je verschillende mensen waardoor elke dag uniek en bijzonder is.

Je vaste werkplek is de Aula. In periodes dat de Aula gesloten is, ben je inzetbaar in één of twee andere gebouwen.  Dit maakt je werk uitdagend, flexibel en verrassend, gezien elk gebouw zijn eigen cultuur heeft.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar.
• Je salaris binnen salarisschaal 5 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Bianca van Brandenburg. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op 1 oktober. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op 4 oktober. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.