Managementassistent Stafsecretariaat - Sluitingsdatum is verstreken, het is niet meer mogelijk om te reageren.

1. Inleiding 

Heb jij een talent voor organiseren en hou je van een uitdagende omgeving waar steeds nieuwe zaken op je pad komen? Hou jij ervan om alles tot in de puntjes te regelen zodat collega’s zich optimaal op hun werk kunnen focussen? Wil je graag werken in een omgeving waar je met een hecht team van collega’s de boel draaiende houdt? Dan zijn we op zoek naar jou als managementassistent voor de Faculteit der Letteren.

2. Functieomschrijving 

Als managementassistent bied je ondersteuning aan de medewerkers van verschillende opleidingen van de Faculteit der Letteren. Je werkzaamheden voor de opleidingen en docenten liggen op allerlei gebieden, van het organiseren en verslagleggen van vergaderingen en bijeenkomsten tot het ondersteunen bij congressen. Je regelt alle praktische zaken voor nieuwe medewerkers, je verwerkt ziek – en betermeldingen en je verzorgt de ondersteuning van je collega’s van Bureau Onderwijs en Studentzaken. Daarnaast bemens je, samen met drie collega’s, de frontoffice van het Stafsecretariaat. Daar zorg je onder andere voor het bestellen en de uitgifte van materialen, het reserveren van vergaderruimtes en het beantwoorden van vragen van medewerkers.

Je maakt deel uit van een team van vier managementassistenten. De opleidingen waar je in eerste instantie voor zult werken zijn de bachelor Grieks & Latijn, de master Oudheidstudies, de bachelor Nederlands, de bachelor Romaanse Talen (Frans en Spaans) en de bachelor TW. Verder neem je deel  aan bijeenkomsten, workshops en lezingen van het RU Assistant Network. Daar kom je in contact met collega managementassistenten van de Radboud Universiteit. Een mooie plek om je netwerk te vergroten en ervaringen te delen.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je bent een enthousiaste en daadkrachtige professional met een afgeronde secretariële opleiding, bij voorkeur Schoevers.
• Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en Engels.
• Je hebt relevante werkervaring, bij voorkeur als managementassistent binnen een onderwijs en/of onderzoeksinstituut of andere (complexe) organisatie.
• Je hebt gedegen kennis van de MS Office-programma's, zoals Outlook, Excel, Word en Teams en je bent in staat omje nieuwe software systemen snel eigen te maken.
• Je kunt goed overzicht houden, bent nauwkeurig en stress bestendig.
• Je bent flexibel, hebt een proactieve werkhouding en staat open voor vernieuwingen.
• Je werkt op een prettige en stimulerende wijze samen binnen een team.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden. 

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Het Stafsecretariaat is onderdeel van het Bureau Onderwijs en Studentenzaken Letteren. Dat omvat verder het Studenten Informatiepunt Letteren (onderwijs- en studentenadministratie en studentenbalie), OSIRIS-beheer, het Teaching Information Point, International Office, Career Service en Alumni Office, de studieadviseurs, de secretarissen van de examencommissie en de toelatingscommissie. Je rapporteert aan de teamleider van het STIP en het stafsecretariaat.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar.
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Karen Meijer In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op 19 augustus. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op 26 augustus. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst.

Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.