(Coördinerend) Management & Office assistent - Sluitingsdatum is verstreken, het is niet meer mogelijk om te reageren.

1. Inleiding 

Ben je een coördinatietalent dat snel administratieve systemen oppikt? Zoek je een afwisselende rol als aanspreekpunt voor medewerkers en gasten? Wil jij een verschil maken bij een maatschappelijk relevante organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou als (Coördinerend) Management & Office assistent!

2. Functieomschrijving 

Er zijn 2 posities beschikbaar binnen het Donders Centre for Cognitive Neuroimaging (DCCN). Een Coördinerend Management & Office assistent en een Management & Office assistent.

Coördinerend Management & Office assistent:

Door prioriteiten te stellen en proactief te handelen, is geen enkele uitdaging voor jou te groot. Je volgt ontwikkelingen binnen het instituut op de voet en controleert of werkprocessen tijdig en correct worden uitgevoerd. Je weet wat er speelt en fungeert als de verbindende schakel.  Je bent een ervaren managementassistent en jouw signaleringen vormen de basis voor het verbeteren van werkprocessen, gericht op het verhogen van efficiëntie en kwaliteit.

Je maakt deel uit van het Support-team, waarin je samen met andere managementassistenten werkt aan het verder ontwikkelen van de dienstverlening. Als coördinerend management & office assistent ondersteun je de dagelijkse gang van zaken, zodat een optimale bedrijfsvoering mogelijk is. Je coördineert de werkzaamheden van het admin support team, dat naast jou uit vier collega's bestaat.

Management & Office assistent:

Als Management & Office assistent bij het Donders Centre for Cognitive Neuroimaging (DCCN) maak je deel uit van het Support-team, waarin je samenwerkt met andere managementassistenten en gezamenlijk de ondersteuning vormgeeft. Teamgeest en samenwerking staan hierbij centraal.

Beide posities:

De taken die hierbij horen zijn divers en omvatten onder andere:

• Het organiseren en soms notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Het bijhouden van overzichten voor (jaarlijkse) rapportages.
• Het verwelkomen van nieuwe medewerkers, gasten, leveranciers en externe dienstverleners. Jij bent hun eerste aanspreekpunt, heet hen welkom en maakt ze wegwijs binnen DCCN.
• Het verzorgen van bestellingen en facilitaire zaken.

Daarnaast bied je secretariële ondersteuning aan het management en de Principal Investigators (PI’s) van het DCCN. Je beheert agenda’s, plant afspraken in, bereidt vergaderstukken voor en bewaakt actiepunten. Ook beantwoord je vragen via telefoon of e-mail, zorg je voor bestellingen en organiseer je evenementen en lunches.

Tot slot ben je je bewust van het belang van een correct uitgevoerde administratie. Je zorgt voor een nauwkeurige verwerking van gegevens in systemen. Hiermee lever je een bijdrage aan duidelijke en correcte managementinformatie.

De precieze verdeling van de taken wordt na aanstelling van je nieuwe collega en jou in overleg vastgesteld.

3. Profiel (functie-eisen) 

Coördinerend Management & Office assistent:

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau en hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je bent administratief goed onderlegd en een echt organisatietalent: organiseren, coördineren en bewaken van de voortgang van afspraken en werkzaamheden liggen je goed.
• Je weet waar prioriteiten liggen en stemt dit af binnen het team, waardoor je overzicht houdt en de kwaliteit van de dienstverlening bewaakt.

Management & Office assistent:

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau.
• Je bent administratief goed onderlegd en een echt organisatietalent.

Beide posities:

• Je hebt kennis van diverse softwarepakketten, zoals Microsoft Office, en je kunt nieuwe software snel eigen maken.
• Je gaat op de juiste manier om met zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie en hebt oog voor detail.
• Je bent proactief en communiceert helder en positief.
• Je beheerst het Nederlands en Engels vloeiend, zowel mondeling als schriftelijk.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Je maakt onderdeel uit van de vaste ondersteunende staf binnen het Donders Centre for Cognitive Neuroimaging (DCCN).

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Maaike Gordinou de Gouberville - Rengers. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken voor de positie van Coördinerend Management & Office assistent vinden plaats op donderdag 12 september. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op maandag 16 september. De eerste gesprekken voor de positie van Management & Office assistent vinden plaats op donderdag 19 september. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op maandag 23 september.

Je treedt bij voorkeur zo snel mogelijk in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.