Adjunct ambtelijk secretaris Medezeggenschap

1. Inleiding 

Ben jij samen met jouw team in staat om op een efficiënte en effectieve manier ondersteuning te bieden aan de centrale medezeggenschap van de Radboud Universiteit? Ben jij zorgvuldig, procesmatig, communicatief vaardig en een organisatietalent? En ben jij een verbinder met een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? Lees dan snel verder! 

2. Functieomschrijving 

Als adjunct ambtelijk secretaris verzorg jij samen met de ambtelijk secretaris en de management assistent de ondersteuning van de centrale medezeggenschapsraden van de Radboud Universiteit. Ook werkt een projectleider versterking decentrale medezeggenschap in het team. Hieronder vallen de Ondernemingsraad (OR), de Universitaire Studentenraad (USR), de Universitaire Gezamenlijke Vergadering (UGV) en hun commissies. Deze raden overleggen circa zes keer per jaar. Daarnaast vinden er regelmatig overleggen met verschillende gremia van deze raden plaats.

Samen met de ambtelijk secretaris let jij op de consistentie in het gevoerde beleid en doen jullie eventueel voorstellen tot bijsturing. Daarnaast notuleer je tijdens overleggen, verzorg je de agendaplanning, de samenstelling en zo nodig het redigeren van de vergaderstukken in de overlegvergaderingen en in de voorbereidende commissies. Het is jullie taak om ervoor te zorgen dat de verslagen van de commissies en de hieruit voortvloeiende vragen tijdig in de organisatie bekend zijn, zodat er een goede inhoudelijk gedachtewisseling kan plaatsvinden in de overlegvergaderingen met het College van Bestuur. In overleg met de ambtelijk secretaris en de griffier van het College van Bestuur stel je, waar nodig, de actiepunten van deze vergaderingen op en bewaak je de voortgang. Jij zorgt verder voor het juist invoeren van de vergaderstukken in de vergadertool iBabs en verzorgt de verslaglegging van de vergaderingen. Hierbij is het van belang dat je goed kan luisteren, snel kan notuleren, kan schakelen en accuraat bent. De ambtelijk secretaris is eindverantwoordelijk voor de verslaglegging van de vergaderingen. 

Verder ben jij bezig met het voorbereiden van besluiten, het verzorgen van alle correspondentie en de inhoudelijke afstemming tussen de centrale medezeggenschapsraden en hun commissies. Indien nodig onderhoud je contact met de lokale en landelijke medezeggenschap. In de functie is het belangrijk dat je op de hoogte blijft van relevante ontwikkelingen, zowel binnen als buiten de organisatie. 

Als adjunct secretaris organiseer je de verkiezingen van de medezeggenschapsorganen voor zowel studenten als medewerkers. Daarnaast coördineer je trainingen voor zowel de centrale als decentrale medezeggenschapsorganen. Het beheren van het archief van de centrale medezeggenschapsraden en het up-to-date houden van de informatie op de RU-website over de medezeggenschapsraden en de verkiezingen behoren ook tot je takenpakket. Tot slot stel je, samen met de ambtelijk secretaris en in overleg met het presidium van de GV, het jaarverslag van de GV op. Uiteraard vang je de taken van collega's op bij hun afwezigheid en lever je vol enthousiasme een bijdrage aan het optimaliseren van de medezeggenschap.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Je voelt je thuis in en hecht belang aan het democratische proces van zeggenschap en medezeggenschap.
• Je formuleert nauwkeurig en let goed op details. 
• Je beschikt over een sterk analytisch vermogen, werkt en denkt procesmatig, bent een echte teamplayer en hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen. 
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed omgaan met Microsoft 365. Ervaring met iBabs en het notuleren op politiek-bestuurlijk niveau is een pre. 
• Kennis van het functioneren en besturen van universiteiten is een pre.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Je komt te werken binnen het ambtelijk secretariaat medezeggenschap. Ons team bestaat uit een ambtelijk secretaris, een adjunct-secretaris en een managementassistent. Daarnaast werkt er binnen het team ook een projectleider, die de opdracht heeft om de positie van de decentrale medezeggenschap binnen de Radboud universiteit te versterken.

Het ambtelijk secretariaat is onderdeel van het Bestuursbureau. Het Bestuursbureau staat onder leiding van de secretaris van het College van Bestuur en adviseert het college vanuit een onafhankelijke positie.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Ineke Rekveldt. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 24 september. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.