Managementassistent Faculteitsbureau - Sluitingsdatum is verstreken, het is niet meer mogelijk om te reageren.

1. Inleiding 

Houd jij ervan om alles in de puntjes te regelen? Ben je een nauwkeurige werker met een klantgerichte en dienstverlenende houding? Als managementassistent van het faculteitsbureau ben je de spin in het web! 

2. Functieomschrijving 

Als managementassistent bij het faculteitsbureau van de rechtenfaculteit bied je ondersteuning aan het faculteitsbestuur en ben je voor veel mensen een vraagbaak als het over facultaire aangelegenheden gaat.

Voor het bestuur maak je - in afstemming met de secretaris van het bestuur - de bestuursagenda op, bereid je bestuursbrieven voor, verzorg je het agendabeheer, plan je vergaderingen, verzorg je correspondentie en organiseer bijeenkomsten. Je verzorgt tevens de verslaglegging van de Facultaire Gezamenlijke Vergadering (FGV) van de medezeggenschap. Verder beheer je het relatiebeheersysteem RBS en het systeem waar promotietrajecten in worden bijgehouden.

Daarnaast bied je ondersteuning aan de directeur van de faculteit, in het bijzonder bij het maken van afspraken en bij facilitaire zaken, zoals kamerindeling, klachtenafhandeling en risico-inventarisatie (RIE). Je staat medewerkers en bezoekers te woord en beantwoordt de telefoon.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je beschikt over ruime, relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je hebt ervaring met notuleren, bij voorkeur van grotere vergaderingen.
• Je beschikt over uitstekende digitale vaardigheden (in het bijzonder met betrekking tot applicaties van Microsoft Office / Teams) en beschikt over de vaardigheid om nieuwe systemen snel eigen te maken.
• Je bent proactief en gestructureerd. Bovendien ben je klant- en servicegericht en kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig, met oog voor detail, gericht op het voorkomen van fouten en slordigheden, zowel in eigen als andermans werk.
• Je bent in staat diverse werkzaamheden tegelijk onder handen te hebben en te prioriteren, waarbij je het hoofd koel houdt. Dit gezien de verscheidenheid aan taken en de spilpositie die het faculteitsbureau in de faculteit inneemt. 

4. Wij zijn (werkomgeving)

Het faculteitsbureau staat op administratief en organisatorisch vlak centraal in de faculteit. Het faculteitsbureau in smalle zin bestaat uit de directeur van de faculteit, ondersteund door de secretaris en adjunct-secretaris van het bestuur, een managementassistent en een archiefmedewerker.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Christian Korbeld. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op maandag 10 juni. Je treedt bij voorkeur 1 augustus 2024 in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.