Management- & office-assistent DCCN

1. Inleiding 

Word jij onze nieuwe management- en office-assistent bij het Donders Centre for Cognitive Neuroimaging? Ben jij een organisatietalent, vlot met administratie én het stralende aanspreekpunt voor een dynamische, internationale wetenschappelijke omgeving? Dan is deze baan voor jou.

2. Functieomschrijving 

Jouw takenpakket bestaat uit drie hoofdtaken. Ten eerste ben je samen met je collega’s het eerste aanspreekpunt van (nieuwe) medewerkers, gasten en leveranciers. Jij verwelkomt ze en maakt ze wegwijs binnen het Donders Centre for Cognitive Neuroimaging (DCCN). Ook het bijhouden van de gemeenschappelijke mailbox hoort bij deze taak. Tevens bied je secretariële ondersteuning aan het management team en de Principal Investigators (PI's) van het DCCN. Jouw taken zijn: agenda's beheren, afspraken inplannen en reizen boeken. Je bereidt eventueel vergaderstukken voor, bewaakt actiepunten of notuleert tijdens de vergadering. Ten derde organiseer je kleine en grote evenementen zoals de wekelijkse Research Update Meetings, colloquia of de Donders Toolkit, waarbij je in goed overleg zelfstandig aan de slag gaat.

Naast deze hoofdtaken verwachten we dat je bijspringt om je collega’s te ondersteunen met overige administratieve taken. Je komt te werken in een dynamische omgeving waardoor geen dag hetzelfde is. Je stapt de organisatie binnen op een uitdagend moment. Er wordt hard gewerkt aan het vastleggen en verbeteren van processen en taken. Samen werken we aan het behalen van de gemeenschappelijke doelstellingen van DCCN. Met jouw positieve energie vind jij hier makkelijk je weg in en maak je van DCCN je nieuwe thuis.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau.
• Je bent administratief goed onderlegd en een echt organisatietalent.
• Je hebt ervaring met werken in een complexe en dynamische omgeving.
• Je kan je eigen werkzaamheden goed plannen en kan prioriteiten stellen.
• Je bent flexibel en kan snel schakelen bij veranderende situaties.
• Je beschikt over kennis van diverse softwarepakketten zoals Microsoft Office, en je kunt nieuwe software snel eigen maken.
• Je gaat op de juiste manier om met zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie en hebt oog voor detail.
• Je bent proactief en communiceert helder en positief.
• Je beheerst het Nederlands en Engels vloeiend, zowel mondeling als schriftelijk. 

Goed om te weten: je aanwezigheid en zichtbaarheid binnen het team is in deze functie essentieel, vandaar dat het niet wenselijk is om vanuit huis te werken.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Als management- & office-assistent bij DCCN kom je te werken in het administratieteam, waarin je ook samenwerkt met andere managementassistenten en gezamenlijk de ondersteuning vormgeeft. Het is een nieuw, maar hecht team waarbij samenwerken centraal staat. Als team ondernemen we ook af en toe wat leuks buiten werktijd, zoals een borrel. 

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Voorwaarden hiervan zijn dat sprake is van gelijkblijvende omstandigheden en van goed functioneren.
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Sanne Huizenga. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. We kijken uit naar je sollicitatie.

De eerste gesprekken vinden plaats op 15 januari. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op 21 januari. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst.
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten. 

Werk je al bij de Radboud Universiteit en heb je twijfels of vragen over intern overstappen? Lees meer over intern solliciteren.