Medewerker Documentaire Informatievoorziening

1. Inleiding 

Ben jij accuraat en stel je graag orde op zaken? Als Medewerker Documentaire Informatievoorziening ondersteun je het bestuur van de Faculteit der Letteren, krijg je de ruimte om jezelf te ontwikkelen en til je de informatievoorziening naar een hoger niveau!

2. Functieomschrijving 

Je archiveert en beheert met name digitale documenten en dossiers, met gebruikmaking van het document management systeem (DMS) Corsa. Dit doe je volgens interne en wettelijke richtlijnen, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Door documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren, zorg je ervoor dat bestuurlijke informatie steeds beschikbaar is waar nodig.

Als gezicht van het bestuursarchief, maak jij je hard voor het belang van archiveren en instrueer je de collega’s in het aanleveren van archiefwaardig materiaal.

Je beheert vooral het dynamisch archief, maar zorgt mede voor het op orde brengen van het semi-statisch en statisch archief. 

Binnen de faculteit draag je bij aan een verdere digitalisering van de documentaire informatievoorziening. Als key user van DMS Corsa, begeleid je eindgebruikers van het systeem en fungeer je als vraagbaak. 

Je werkt gestructureerd, steekt graag de handen uit de mouwen en bent proactief. Je directe collega’s en het faculteitsbestuur zijn eenvoudig te benaderen.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt een functiegerichte opleiding op mbo-niveau 4 voltooid of bent bereid om deze te volgen. Deze opleiding is minimaal op het niveau van de Leergang Informatiebeheerder van Van Heijst Information Consulting (VHIC) of de Basisopleiding Informatiebeheerder (SOD-1).
• Je hebt ervaring met zowel analoog als digitaal informatiebeheer en bijbehorende kwaliteitscriteria. Daarnaast ben je op de hoogte van de laatste wet- en regelgeving, waaronder AVG en Archiefwet.
• Je hebt gewerkt met een basisselectiedocument (BSD), bij voorkeur het BSD voor Wetenschappelijk Onderwijs en Universiteiten.
• Je bent proactief en hebt oog voor verbeteringen om te komen tot een efficiënter en effectiever informatiebeheer.
• Je bent communicatief vaardig en kunt zelfstandig functioneren. Je hebt een flexibele en klantgerichte instelling en bent collegiaal. Je bent accuraat en integer.
• Je groeit mee met de ontwikkelingen binnen het werkveld en de organisatie.
• Je beheerst het Nederlands en het Engels in woord en geschrift. 

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Je komt te werken bij de afdeling Bureau Bestuurszaken van de Faculteit der Letteren. Hier wordt de directe ondersteuning van het faculteitsbestuur verzorgd. Denk daarbij aan: beleidsmatige, administratieve, organisatorische en informatieve ondersteuning. De sfeer op de afdeling is open en collegiaal, met veel vrijheid en ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en ontwikkeling. De bestuurssecretaris van het faculteitsbestuur is, als hoofd van de afdeling, jouw leidinggevende en je stemt jouw werkzaamheden met haar af. 

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Monique van de Griendt. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdagmiddag 7 oktober. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op dinsdagmiddag 21 oktober. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst.

Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.