Managementassistent Economie en Bedrijfseconomie

1. Inleiding 

Heb jij het talent een veelvoud van zaken goed te regelen en duidelijkheid en structuur aan te brengen zodat jouw collega's zich kunnen focussen op goed onderwijs en onderzoek? Ben jij organisatorisch sterk en zet je alle puntjes op de i? Weet jij je gemakkelijk door een (complexe) organisatie te bewegen en kun je moeiteloos schakelen tussen diverse werkzaamheden? Dan ben jij de managementassistent die we bij de afdeling Economie en Bedrijfseconomie zoeken!

2. Functieomschrijving 

Als managementassistent ben je de spil binnen de afdeling Economie en Bedrijfseconomie van de Faculteit der Managementwetenschappen. Je ondersteunt werkprocessen op organisatorisch en administratief vlak en bent aanspreekpunt en vraagbaak voor studenten, onderzoekers en docenten. Je taken bestaan onder meer uit het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten voor het management en het notuleren van onderandere MT- en examencommissievergaderingen die zowel in het Nederlands als in het Engels kunnen zijn. Je coördineert en bewaakt de voortgang van afspraken en overleggen, bent verantwoordelijk voor het maken van (complexe) afspraken en het verwelkomen van nieuwe medewerkers (onder andere het wegwijs maken binnen de faculteit) dan wel de offboarding van vertrekkende medewerkers.

Daarnaast ondersteun je ook in het organiseren van afdelingsbrede activiteiten waarbij je bijvoorbeeld de catering en locatie regelt. Ook ben jij degene die de voorraad aan kantoorartikelen bijhoudt en een bloemetje of cadeaubon bestelt. De werkzaamheden vinden plaats in nauwe samenwerking en afstemming met het afdelingshoofd en de coördinator bedrijfsvoering.

De kamer van het secretariaat wordt gedeeld met de managementassistenten van de afdeling Bedrijfskunde waarvoor je, indien nodig, ook achterwacht bent. Kortom, in deze uitdagende en afwisselende baan ziet geen enkele dag hetzelfde eruit.

In het dynamische team wordt nauw samengewerkt en voelen collega's zich verbonden met elkaar. Als managementassistent lever je hier een actieve bijdrage aan. Daarbij krijg je de ruimte om mee te denken en werken aan een doorlopend proces van verbetering. Jouw ideeën zijn meer dan welkom!

Tot slot kun je deelnemen aan bijeenkomsten, workshops en lezingen van het RU Assistant Network waar je in contact komt met collega managementassistenten van de Radboud Universiteit. Een mooie plek om je netwerk te vergroten en ervaringen te delen.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt een afgeronde opleiding tot office- of managementassistent op minimaal mbo-niveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent.
• Je hebt kennis van diverse softwarepakketten (onder andere Microsoft Office 365) en bent in staat om nieuwe softwarepakketten snel eigen te maken.
• Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden, zowel qua inhoud als qua type werk.
• Je bent een echt organisatietalent: organiseren, coördineren en bewaken van de voortgang van afspraken en overleggen liggen jou goed.
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je beschikt over een klant- en servicegerichte houding.
• Je bent proactief en stemt zaken goed af met de collega’s op de afdeling waar je direct mee samenwerkt, zoals een afdelingsvoorzitter en coördinator bedrijfsvoering.
• Je bent nauwkeurig en zorgvuldig met oog voor detail, en je bent gericht op het voorkomen van fouten en slordigheden, zowel in eigen als andermans werk.
• Je beschikt over een zeer goede beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal in woord en geschrift.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

De facultaire ondersteuning is verdeeld over verschillende afdelingen; Faculteitsbureau, Internationalisering, HR, Institute of Management Research, Financiële Administratie, Radboud Management Academy, Onderwijscentrum, Algemene Zaken en Marketing en Communicatie.

Als managementassistent voor de afdeling Economie werk je nauw samen met de afdelingsvoorzitter en de coördinator bedrijfsvoering. De tien managementassistenten, die ieder voor een eigen afdeling werken, worden aangestuurd door het hoofd van het Faculteitsbureau.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar.
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Tanja van Voorst. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op maandag 13 januari. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op donderdag 16 januari. Je treedt bij voorkeur 15 februari 2025 in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.