Adjunct-secretaris - Sluitingsdatum is verstreken, het is niet meer mogelijk om te reageren.

1. Inleiding 

Ben jij iemand die graag structuur aanbrengt en dienstverlenend is? Werk je graag in een bestuurlijke en dynamische omgeving en heb je er plezier in om bestuurlijke processen goed te laten verlopen? Heb je interesse om een ambitieuze faculteit te ondersteunen bij het realiseren van hoogwaardig onderwijs- en onderzoeksbeleid?

Dan zijn we op zoek naar jou als adjunct-secretaris bij het faculteitsbureau van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica!

2. Functieomschrijving 

Als adjunct-secretaris ben je de rechterhand van de bestuurssecretaris, en lever je een belangrijke bijdrage aan de ondersteuning van het faculteitsbestuur op het vlak van bestuurlijke overleggen en processen. Samen met de bestuurssecretaris organiseer je de besluitvormingsprocessen en bewaak je de implementatie van besluiten die voortvloeien uit de verschillende bestuurlijke overleggen. Je vervangt de bestuurssecretaris bij diens afwezigheid. Je bent de ambtelijk secretaris van het facultaire medezeggenschapsorgaan (de Facultaire Gezamenlijke Vergadering) en zorgt voor de organisatie, voorbereiding en verslaglegging van die vergaderingen. Verder lever je bijdragen aan beleidsnotities, de planning- en controlcyclus (jaarplan en jaarverslag), reglementen en regelingen, waarbij je de samenwerking en afstemming zoekt met andere collega’s binnen het faculteitsbureau en elders binnen de faculteit en universiteit. Jouw aandachtsgebied omvat in ieder geval de aanstelling van wetenschappelijke personeel en het onderzoeksbeleid. Je bent handig met systemen en voorziet het bestuur en de onderzoekinstituten van relevante managementinformatie.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt wo-werk- en denkniveau en ervaring met de ondersteuning van onderwijs en onderzoek in de academische wereld of je bent in staat om je dit snel eigen te maken.
• Je hebt affiniteit met bestuurlijke processen en beschikt over organisatiesensitiviteit.
• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met ondersteunende (administratieve) processen en systemen; ervaring als ambtelijk secretaris is een pre.
• Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent goed in staat om te plannen en te organiseren, je werkt gestructureerd en stelt je dienstverlenend op, binnen de context van regelgeving en beleid.
• Je bent flexibel en je werkt snel en accuraat, je hebt oog voor detail maar hebt ook de hoofdlijnen scherp op het netvlies.
• Je bent een betrokken en integere collega, en je houdt ervan om zowel in teamverband als zelfstandig te werken.
• Affiniteit met bèta-onderwijs en -onderzoek is een pre.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Als adjunct-secretaris maak je deel uit van het faculteitsbureau, dat onder leiding staat van de bestuurssecretaris. Daarnaast werken er drie managementassistenten, een archiefmedewerker, de facultaire promotiecoördinator, de lokale privacy officer, een beleidsmedewerker onderzoek en diversiteitsbeleid, twee juristen en twee arbo-coördinatoren. Samen ondersteunen we in goede sfeer het faculteitsbestuur.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Je salaris binnen salarisschaal 11 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Jacqueline Hulst. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdag 2 juli. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op dinsdag 9 juli. Je treedt bij voorkeur 1 oktober 2024 in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.