Managementassistent

1. Inleiding

Heb jij talent voor organiseren en regel jij alles tot in de puntjes zodat collega’s zich optimaal op hun werk kunnen focussen? Wil je graag werken in een omgeving waar je met een hecht team van collega’s de boel draaiende houdt? Dan zijn we op zoek naar jou als managementassistent voor de Faculteit der Letteren.

2. Functieomschrijving

Als managementassistent bied je ondersteuning aan de medewerkers van de verschillende opleidingen en de collega's van Bureau Onderwijs en Studentzaken van de Faculteit der Letteren. Je werkzaamheden voor de opleidingen en docenten liggen op allerlei gebieden: van het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten en het maken van besluitenlijsten tot het ondersteunen bij congressen en bestellen van materialen.

Door allerlei praktische zaken voor nieuwe medewerkers te regelen, zorg je voor een warme ontvangst. Daarnaast bemens je, samen met twee collega’s, de frontoffice van het stafsecretariaat. Daar handel je alle binnenkomende vragen en verzoeken af en sta je medewerkers te woord. Je zorgt voor het bestellen en de uitgifte van kantoorartikelen, het reserveren van vergaderruimtes en de postbezorging.

Tevens ondersteun je waar nodig en in piektijden de collega's van de onderwijsadministratie en de studentenbalie in hun werkzaamheden en administratieve taken voor het onderwijs. Je bent bijvoorbeeld achterwacht voor de ondersteuning van de examencommissie en de tentamenorganisatie. Je deelt de balieruimte met de studentenbalie van de Faculteit der Letteren.

3. Profiel (functie-eisen)

•  Je hebt minimaal een mbo werk- en denkniveau.
• Je bent communicatief vaardig en hebt een goede beheersing van de Nederlandse én Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent flexibel, hebt een proactieve werkhouding en staat open voor vernieuwingen.
• Je kunt goed overzicht houden, bent nauwkeurig en stress bestendig.
• Je hebt gedegen kennis van de MS Office-programma's, zoals Outlook, Excel, Word en Teams en je bent in staat je nieuwe software systemen snel eigen te maken.
• Je hebt relevante werkervaring, bij voorkeur binnen een onderwijs en/of onderzoeksinstituut of andere (complexe) organisatie. 

4. Wij zijn (werkomgeving)

Je maakt deel uit van een team van drie managementassistenten van de Faculteit der Letteren. Je ondersteunt verschillende opleidingen. Je neemt deel aan bijeenkomsten, workshops en lezingen van het RU Assistant Network. Daar kom je in contact met collega managementassistenten van de Radboud Universiteit. Een mooie plek om je netwerk te vergroten en ervaringen te delen.

Het Stafsecretariaat is onderdeel van Bureau Onderwijs en Studentenzaken Letteren. Dat omvat verder het Studenten Informatiepunt Letteren (onderwijs- en studentenadministratie en studentenbalie), OSIRIS-beheer, het Teaching Information Point, International Office, Career Service en Alumni Office, de studieadviseurs, de secretarissen van de examencommissie en de toelatingscommissie. Je rapporteert aan de teamleider van het STIP/Onderwijsadministratie en het stafsecretariaat.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar.
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren

Je kunt solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Karen Meijer. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. We kijken uit naar je sollicitatie.

De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdag 13 januari. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op maandag 19 januari. Je treedt bij voorkeur 1 februari in dienst.

Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten. 

Werk je al bij de Radboud Universiteit en heb je twijfels of vragen over intern overstappen? Lees meer over intern solliciteren.