Management & office assistent

1. Inleiding 

Pik je snel administratieve systemen op en zoek je een afwisselende rol als aanspreekpunt voor medewerkers en gasten? Wil jij een verschil maken bij een maatschappelijk relevante organisatie? Solliciteer dan snel!

2. Functieomschrijving 

Jouw taken omvatten onder andere:

• Het organiseren en soms notuleren van vergaderingen.
• Het bijhouden van overzichten voor (jaarlijkse) rapportages.
• Het verwelkomen van nieuwe medewerkers, gasten, leveranciers en externe dienstverleners. Jij bent hun eerste aanspreekpunt, heet hen welkom en maakt ze wegwijs binnen DCCN.
• Het organiseren van bijeenkomsten en events.
• Het verzorgen van bestellingen en facilitaire zaken.

Daarnaast bied je secretariële ondersteuning aan het management team en de Principal Investigators (PI's) van het DCCN. Je beheert agenda's, plant afspraken in, bereidt vergaderstukken voor en bewaakt actiepunten. Ook beantwoord je vragen via telefoon of e-mail, zorg je voor bestellingen en organiseer je evenementen en lunches.

Tot slot ben je je bewust van het belang van een correct uitgevoerde administratie. Je zorgt voor een nauwkeurige verwerking van gegevens in systemen. Hiermee lever je een bijdrage aan duidelijke en correcte managementinformatie.

Er zijn 2 posities beschikbaar. De precieze verdeling van de taken wordt na aanstelling van je nieuwe collega en jou in overleg vastgesteld.

Je aanwezigheid/zichtbaarheid binnen het team is in deze functie heel belangrijk, vandaar dat het niet mogelijk is om thuis te werken. 

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau.
• Je bent administratief goed onderlegd en een echt organisatietalent.
• Je beschikt over kennis van diverse softwarepakketten, zoals Microsoft Office, en je kunt nieuwe software snel eigen maken.
• Je gaat op de juiste manier om met zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie en hebt oog voor detail.
• Je bent proactief en communiceert helder en positief.
• Je beheerst het Nederlands en Engels vloeiend, zowel mondeling als schriftelijk.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Als Management & Office assistent bij het Donders Centre for Cognitive Neuroimaging (DCCN) maak je deel uit van het Support-team, waarin je ook samenwerkt met andere managementassistenten en gezamenlijk de ondersteuning vormgeeft. Teamgeest en samenwerking staan hierbij centraal.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Maaike Gordinou de Gouberville. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op 31 maart. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.