Managementassistent Ambtelijk Secretariaat Medezeggenschap - Sluitingsdatum is verstreken, het is niet meer mogelijk om te reageren.

1. Inleiding 

Ben jij zorgvuldig en een digitaal vaardig organisatietalent? En ben jij een verbinder met een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en goede communicatieve vaardigheden? Dan ben jij nodig als managementassistent bij het Ambtelijk Secretariaat Medezeggenschap!

2. Functieomschrijving 

Als managementassistent verzorg jij de secretariële en administratieve ondersteuning van het Ambtelijk Secretariaat Medezeggenschap, dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de centrale medezeggenschapsraden van de Radboud Universiteit. Hieronder vallen de Ondernemingsraad (OR), de Universitaire Studentenraad (USR), de Universitaire Gezamenlijke Vergadering (UGV) en hun commissies. Deze Raden overleggen circa zes keer per jaar in een Gezamenlijke Vergadering (GV). Daarnaast vinden er regelmatig overleggen met verschillende gremia van deze Raden plaats en heeft het team als opdracht om de decentrale medezeggenschap te versterken. In dat kader worden ook activiteiten op decentraal niveau georganiseerd.

Jij ontzorgt ons team en hebt als managementassistent een zeer divers takenpakket. We hopen je in jouw kracht te zetten en je in te kunnen schakelen voor allerlei werkzaamheden. Zo ga je aan de slag met agendabeheer en het inplannen van afspraken, beantwoord je (telefonische) vragen, verwerk je post en e-mail, doe je bestellingen, organiseer je praktische en organisatorische zaken rond vergaderingen en (decentrale) trainingen, houd je de webpagina bij en ondersteun je bij andere projecten, zoals de universitaire verkiezingen. Daarnaast behoren ook, in overleg met de (adjunct) ambtelijk secretaris, het invoeren van vergaderstukken in iBabs en het notuleren van diverse vergaderingen tot je takenpakket.

Verder ben jij bezig met het verzorgen van (concept) correspondentie en ben je het eerste aanspreekpunt bij vragen vanuit de organisatie. Het archief beheren van de centrale medezeggenschapsraden behoort ook tot je takenpakket. In dat kader verzamel je in opdracht van de (adjunct) secretaris gedocumenteerde informatie en zorg je ervoor dat dossiers compleet zijn.

Tot slot werk je in deze veelzijdige functie met verschillende digitale systemen, denk je mee over procesoptimalisaties, stel je werkprocessen op en lever je vol enthousiasme een bijdrage aan het optimaliseren van de (administratieve) ondersteuning van de medezeggenschap.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt minimaal een mbo-opleiding afgerond.
• Je werkt secuur en gestructureerd, bent service- en resultaatgericht, proactief, stressbestendig en je kunt goed prioriteiten stellen.
• Je kan goed luisteren, snel notuleren, schakelen tussen werkzaamheden en bent accuraat.
• Je werkt zelfstandig, maar kan ook goed in ons team meewerken en -denken.
• Je hebt te maken met verschillende digitale systemen, dus digitale vaardigheid is een must. Uiteraard beschik je over gedegen kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).
• Andere nieuwe systemen maak je je snel eigen.
• Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
• Ervaring als management-/office-assistent is een pre. 

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Je komt te werken binnen het Ambtelijk Secretariaat Medezeggenschap. Ons team bestaat uit een ambtelijk secretaris, twee adjunct-secretarissen en een managementassistent. Wij zijn onderdeel van het Bestuursbureau van de Radboud Universiteit.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van één jaar.
• Je salaris binnen salarisschaal 6 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Dorine Gebbink. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op 2,3 en eventueel 4 juli. Je treedt bij voorkeur per 1 augustus in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.