Bestuurssecretaris

1. Inleiding 

Ben jij die gedreven professional die ons faculteitsbestuur ondersteunt in de meest brede zin van het woord? Heb jij ruime ervaring als bestuurlijke rechterhand van bestuursleden? Word jij enthousiast van een sleutelfunctie als schakel tussen faculteitsbestuur en collega’s binnen de letterenfaculteit, andere faculteiten en externe organisaties? En krijg je er energie van om met een verbindende leiderschapsstijl leiding te geven aan de medewerkers van het secretariaat? Dan maken we graag kennis met jou!

2. Functieomschrijving 

Als bestuurssecretaris vervul je een sleutelfunctie binnen de faculteit als schakel tussen bestuur enerzijds en ondersteuning, medewerkers, medezeggenschap, vertegenwoordigers van andere faculteiten en externe organisaties anderzijds. Je ondersteunt, samen met de adjunct bestuurssecretaris, het faculteitsbestuur (decaan, vice-decanen en directeur bedrijfsvoering) in de meest brede zin van het woord. Je bent verantwoordelijk voor het verloop en de continuïteit van de bestuurlijke processen. Je draagt zorg voor het soepel verlopen van beleidsvoorbereiding en besluitvorming binnen het strategisch kader van de faculteit, bestuurlijke richtlijnen en wet- en regelgeving. Je bereidt de bestuursvergaderingen voor en zorgt voor de registratie en communicatie van de bestuursbesluiten. Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering ervan, in nauwe samenwerking met de adjunct bestuurssecretaris.

Daarnaast draag je bij aan de coördinatie en ontwikkeling van het strategische beleid van de faculteit en van de jaarlijkse planning- en controlcyclus. Je hebt oog voor de afstemming tussen het facultaire en universitaire beleid. Je hebt een vertrouwenspositie en bent de bestuurlijke rechterhand van de bestuursleden. Je vormt mede ‘het geweten’ van de faculteit en geeft in die hoedanigheid ook gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur. Je bent contactpersoon voor in- en externe relaties inzake bestuurskwesties.

Je geeft met een verbindende leiderschapsstijl leiding aan de medewerkers van het faculteitssecretariaat en medewerkers met bestuursondersteunende taken. Het gaat om 8 personen of 6,4 fte.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je beschikt over een afgeronde academische opleiding en hebt ruime ervaring in een soortgelijke functie.
• Je bent analytisch en procesmatig sterk en weet goed structuur aan te brengen.
• Je hebt aantoonbare affiniteit met de universitaire omgeving en bij voorkeur met geesteswetenschappelijk hoger onderwijs en onderzoek.
• Je bent organisatiesensitief, sociaal vaardig en door jouw wijze van communicatie creëer je helderheid.
• Je bent doortastend, accuraat, loyaal, integer, gericht op collegiale samenwerking en beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en het Engels.
• Je hebt bovendien een sterk gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en je weet het bestuur strategisch te adviseren.
• Bewezen leidinggevende capaciteiten vormen een pre.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Je bent hoofd van het Bureau Bestuurszaken van de Letterenfaculteit en geeft leiding aan acht medewerkers.

Vanuit dit bureau worden (bestuurlijke) processen en procedures binnen de faculteit ondersteund. In het bureau zijn ondergebracht de adjunct-secretaris, de lokale privacy-officer, de business security officer en een medewerker administratieve processen, met name rondom promoties. Verder is er een aantal secretariaten ondergebracht: het secretariaat van het faculteitsbestuur (front- en backoffice) en de twee secretariaten van Bureau Onderzoeks- en Onderwijsbeleid.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Je salaris binnen salarisschaal 12 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. Aanloopschaal 11 kan mogelijk van toepassing zijn. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan prof. Paula Fikkert. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De gesprekken vinden medio november plaats. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.