Bestuurssecretaris - Sluitingsdatum is verstreken, het is niet meer mogelijk om te reageren.

1. Inleiding 

Ben jij een stevige procesregisseur met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, ervaring in complexe organisaties en uitstekende communicatieve vaardigheden? Dan zoeken we jou als Bestuurssecretaris van het faculteitsbestuur.

2. Functieomschrijving 

Als bestuurssecretaris werk je in het hart van de bestuurlijke besluitvorming van de faculteit en ondersteun je het faculteitsbestuur bij de uitvoering van zijn bestuurlijke taken. Als procesregisseur, bewaak je de procesmatige en inhoudelijke aansluitingen tussen de diverse overleggen en ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding, vastlegging en bewaking van de uitvoering van besluiten en afspraken. Om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen, neem je deel aan diverse bestuursactiviteiten. In dat kadertoets je de voorgenomen standpunten en besluiten aan strategie, besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen

Je bent eindverantwoordelijk voor de correspondentie van het bestuur en voor de dossiervorming. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het uitzetten van actiepunten conform de bestuursbesluiten binnen de interne organisatie en zorg je voor terugkoppeling naar het bestuur. Je verstrekt informatie aan in- en externe relaties betreffende bestuurskwesties en je speelt een actieve rol bij de samenstelling van bestuursdocumenten, zoals de begroting, het jaarplan en het bestuursverslag.

Tevens ben je als hoofd verantwoordelijk voor het goed functioneren van de bestuursondersteuning (secretariaat, archiefmedewerker, privacy en information security officers) en vertegenwoordig je op representatieve wijze de faculteit in de vergaderingen op universitair niveau en daarbuiten.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je beschikt over een afgeronde academische opleiding.
• Je bent precies, procesmatig sterk en weet goed structuur aan te brengen.
• Je hebt een gedegen kennis van bestuurlijke processen, gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en ruime ervaring in een complexe organisatie.
• Je boekt resultaten vooral op basis van jouw persoonlijkheid en je bent objectief en helder in je boodschap.
• Je krijgt snel het vertrouwen, hebt een dienstverlenende houding en ook het lef, wanneer nodig, positie in te nemen.
• Door de wijze van communicatie ben je zeer sociaalvaardig en creëert je helderheid.
• Je bent accuraat ingesteld, loyaal, gericht op collegiale samenwerking en beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Het team Bestuursondersteuning bestaat uit een managementassistent, een adjunct-secretaris, een archiefmedewerker, een privacy officer, een information security officer en de secretaris. Dit maakt met de andere ondersteunende afdelingen (waaronder Financiën en Human Resources) deel uit van het faculteitsbureau dat onder leiding van de directeur bedrijfsvoering staat.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 12 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Sharon de Groot-Jonkman. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op 6 juni 2024. Je treedt bij voorkeur 1 augustus 2024 in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.