Managementassistent Academic Affairs

1. Inleiding 

Wil jij als Management/Office-Assistent in een inspirerende onderwijsomgeving bijdragen aan studiesucces en het welzijn van studenten? Werk je graag samen in een hecht team en houd je overzicht, ook bij drukte? Solliciteer dan nu!

2. Functieomschrijving 

Als managementassistent versterk je het team Support van de divisie Academic Affairs die bestaat uit zes afdelingen. Jij ondersteunt op proactieve wijze de afdeling Student Affairs, zodat het afdelingshoofd en de teamleiders hun werk zo effectief en efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Als team werken jullie samen aan het verder ontwikkelen van de dienstverlening voor de divisie.

Je bent onderdeel van het team Support, waarin je met acht andere managementassistenten samenwerkt aan het verder ontwikkelen van de dienstverlening voor de afdelingen. Zo heb je altijd iemand om mee te overleggen en sta je er niet alleen voor. Je bent in deze functie het eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers van Student Affairs. Jouw werkzaamheden bestaan uit diverse secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals (complex) agendabeheer, administratieve onboarding van nieuwe medewerkers en het beheer, prioritering en afhandeling van mailverkeer in de afdelingsmailbox. Ook het voorbereiden en de verslaglegging van MT- vergaderingen, de organisatie van bijeenkomsten en evenementen en het verzorgen van de afdelingsnieuwsbrief behoort tot jouw taken. Wanneer nodig kunnen collega’s van team Support basistaken van elkaar overnemen.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt aantoonbare werkervaring als managementassistent, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot managementassistent.
• Je kunt goed overweg met de MS-office applicaties en je kunt verschillende nieuwe systemen snel eigen maken.
• Je bent proactief, servicegericht, stressbestendig, organisatiesensitief, zorgvuldig en integer.
• Je kunt snel schakelen en houdt van variatie in werkzaamheden en het flexibel werken voor verschillende afdelingen/personen.
• Je werkt graag samen, maar je kunt ook op eigen kracht resultaten boeken.
• Je hebt bij voorkeur affiniteit met studenten en met werken in het hoger onderwijs.
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling), zowel in het Nederlands als het Engels (minimaal niveau C1).

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Als managementassistent werk je binnen het team Support van de divisie Academic Affairs. Dit team bestaat uit zeven managementassistenten en de secretaris van de divisie, die tevens de teamleider is.

De divisie Academic Affairs is één van de zes divisies van Radboud Services. De divisie Academic Affairs neemt het voortouw bij de ontwikkeling en uitvoering van (strategisch) beleid ten aanzien van onderwijs, onderzoek, impact, studenten en duurzaamheid met als doel een bijdrage te leveren aan de realisatie van de missie van de universiteit.

Momenteel zoeken we een managementassistent die het eerste aanspreekpunt is voor de ondersteuning van de afdeling Student Affairs. De afdeling Student Affairs (SA) zorgt voor de ondersteuning van studenten en studentenorganisaties in de breedte. SA werkt, op basis van de behoeften van de studentenpopulatie, aan het verbeteren van het studentsucces. SA is verantwoordelijk voor het algemeen studentenbeleid, waaronder beleid voor begeleiding, internationale mobiliteit, (financiële) ondersteuning van studenten en studentenhuisvesting. Daarnaast verzorgt de afdeling faciliteiten, voorzieningen en evenementen voor studenten en draagt ze bij aan een inclusieve campus waar studenten van diverse achtergronden zich veilig en welkom voelen.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Je salaris binnen salarisschaal 7 of 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Leonie Derksen MSc. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

Gedurende de wervingsperiode worden sollicitaties beoordeeld en gesprekken gepland. Je ontvangt dus op korte termijn een terugkoppeling en informatie over een mogelijk vervolgtraject. Als er voor de sluitingsdatum een geschikte kandidaat wordt gevonden, sluiten we de vacature en is het niet meer mogelijk om te reageren. Informeer voor de actuele status gerust even bij de aangegeven contactpersoon.

Je treedt bij voorkeur 1 april 2025 in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.