Managementassistent NOLAI

1. Inleiding 

Word jij gelukkig van het proactief beheren van de agenda’s, afspraken, mail en andere zaken? Als managementassistent ben jij de rechter- en linkerhand van de wetenschappelijk directeur en je weet goed een weg te vinden in een bestuurlijk complexe organisatie. Collega’s weten jou ook te vinden; jij doet graag wat extra’s om ze een glimlach te bezorgen. Wil jij je kennis en kunde inzetten voor NOLAI waar de komende tien jaar gewerkt wordt aan de innovatie van intelligente technologieën voor het primair en voortgezet onderwijs? Dan ben jij de managementassistent die wij zoeken!

2. Functieomschrijving 

Als managementassistent van prof. dr. Inge Molenaar, de wetenschappelijk directeur van NOLAI en het Adaptive Learning Lab (ALLab), ben jij verantwoordelijk voor een uitstekende secretariële dienstverlening. Deze dienstverlening omvat onder andere telefoon- en mailverkeer proactief oppakken, complex agendabeheer en de organisatie van bijeenkomsten. Je zorgt ervoor dat de juiste (digitale) informatie en documenten beschikbaar zijn ten behoeve van besprekingen, ontvangsten en bezoeken. Doordat jij een organisatietalent bent, organiseer, coördineer en bewaak je met gemak de voortgang van (complexe) afspraken en overleggen. Voor de MT- en stuurgroep-vergadering ben je tevens vervanger van de secretaris van NOLAI. Je bent goed op de hoogte van wat er speelt binnen NOLAI en ALLab.

Je bepaalt zelfstandig welke informatie nodig is en hoe en waar je deze kunt opvragen en/of kunt genereren. Door jouw proactieve aanpak en met jouw empathisch inlevingsvermogen weet je de taken met gemak uit te voeren en voor te bereiden. Je stelt de relevantie, urgentie en gevoeligheid vast van de vragen en verzoeken die via jou aan de directeur worden voorgelegd. Waar mogelijk handel je zaken zelfstandig af. Daarnaast kan het voorkomen dat je in projectgroepen deelneemt. Ook daar stem je af waar de prioriteiten liggen en ben je goed in staat om het overzicht te behouden en vooruit te denken over wat nodig is.

Verder is het belangrijk dat je flexibel bent, zodat je je gemakkelijk aanpast aan veranderingen en om kunt gaan met (last minute) wijzigingen of onverwachte opdrachten. In deze diverse en afwisselende functie ben je een belangrijke schakel in onze interne communicatie en aanspreekpunt voor interne en externe relaties. Het is daarom van belang dat je klantvriendelijk en collegiaal bent en een dienstverlenende instelling hebt. Je weet daarnaast gemakkelijk en snel te schakelen en kan met iedereen in de organisatie overweg. Wij zoeken iemand die zichzelf wil uitdagen en lef heeft, zodat we samen kunnen groeien.

Wij bieden een dynamische omgeving waar nauw wordt samengewerkt en collega’s zich verbonden voelen met elkaar. Als managementassistent lever je hier een actieve bijdrage aan. Daarnaast krijg je ook de ruimte om mee te denken en werken aan een continu proces van verbetering. Jouw ideeën zijn meer dan welkom!

Binnen de Faculteit der Sociale Wetenschappen maak je ook deel uit van een team managementassistenten, waarin nauw wordt samengewerkt en collega’s zich verbonden voelen met elkaar. Samen maken we stappen qua professionalisering en vernieuwing in het vak. Als managementassistent bij NOLAI en ALlab lever je hier een actieve bijdrage aan.

Spreekt dit je aan en wil jij werken bij een organisatie die van maatschappelijke betekenis is? Dan kijken we uit naar je sollicitatie en motivatie.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je bent een energieke en verbindende aanpakker met hbo werk- en denkniveau.
• Reflecteren, leren en ontwikkelen zijn zaken die jou erg aanspreken. Plannen en organiseren is jouw tweede natuur.
• Je bent positief ingesteld, werkt zelfstandig, accuraat en proactief.
• Je beschikt over een grote mate van stressbestendigheid en flexibiliteit en je hebt gevoel voor bestuurlijke en academische verhoudingen.
• Je bent in staat prioriteiten te stellen en zaken snel, zorgvuldig en correct af te handelen.
• Je bent representatief en beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands en Engels.
• Je hebt ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare rol) in een bestuurlijke omgeving.
• Je bent in staat op verschillende niveaus binnen en buiten de universiteit contacten te onderhouden; je communiceert trefzeker en tactvol met mensen met verschillende achtergronden.
• Je hebt ruime ervaring met Word en Outlook; je hebt eveneens ervaring met papierloos werken. Kennis van iBabs en Microsoft 365 is een pre. 
• Je bent een mogelijkmaker.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Het Nationaal Onderwijslab AI (NOLAI) is een breed consortium van scholen, wetenschapsinstanties en het bedrijfsleven dat de komende tien jaar werkt aan de ontwikkeling van prototypes voor het primair en voortgezet onderwijs. Met deze prototypes kan worden voorzien in de toenemende vraag naar aan passend leermateriaal en intelligente technologieën. Het NOLAI is organisatorisch ingebed bij de Faculteit der Sociale Wetenschappen van de Radboud Universiteit en bestaat enerzijds uit een wetenschappelijk programma (waar onderzoekers en data scientists werken) en anderzijds uit een co-creatie programma (waarin onderwijs, wetenschap en bedrijfsleven samen projecten vormgeven). In totaal werken straks zo’n 30 tot 40 mensen bij het NOLAI en zullen er nog veel meer mensen betrokken zijn bij het uitvoeren van co-creatieprojecten.

Binnen het ALLab richten we ons op de synergie van adaptieve leertechnologieën, zelfregulerend leren en de integratie van data, learning analytics en kunstmatige intelligentie in het onderwijs. We onderzoeken de veranderende interactie tussen mensen en technische systemen, met name binnen de context van één apparaat per leerling. Ons doel is om de ingewikkelde complexiteit van de interactie tussen mens en systeem in het onderwijs te ontrafelen met behulp van systematische benaderingen.

Aan de Faculteit der Sociale Wetenschappen verdiepen we ons in het gedrag, voelen en denken van mensen. Mens en maatschappij vormen de focus van ons werk. We kijken binnen die context naar thema's als het gedrag en de psyche van de mens, onderwijs en opvoeden, communicatie, maatschappij en cultuur. De faculteit biedt onderwijs aan 6.000 studenten en heeft 700 medewerkers in dienst.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Eline Spek. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op woensdag 22 januari 2025. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op 29 januari. Je treedt bij voorkeur 1 april in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.