Key User Facilitaire Services - Sluitingsdatum is verstreken, het is niet meer mogelijk om te reageren.

1. Inleiding 

Heb jij passie voor gastvrijheid en word je blij van het optimaliseren van systemen en processen? Dan ben je in deze rol bij het Service Centre aan het juiste adres. Als Key User Facilitaire Services weet je exact hoe de processen binnen de afdeling van het Service Centre verlopen. Het facilitair management systeem (op dit moment Planon) maak je je eigen om procesverbeteringen door te kunnen voeren.

2. Functieomschrijving 

De afdeling Service Centre is onderdeel van de afdeling Facility Management die weer onderdeel is van de divisie Campus & Facilities (C&F). Deze divisie is onder andere verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de voorzieningen en faciliteiten op de campus.

Je bent Key User in eerste instantie van het systeem Planon voor het Service Centre. Dit houdt in dat je nieuwe functionaliteiten test, knelpunten signaleert en verbetervoorstellen formuleert en implementeert. Je creëert draagvlak binnen C&F voor het optimaal gebruik maken van het systeem (FMIS). Je geeft nieuwe en bestaande collega’s van uitleg en/of training voor het optimaal gebruiken van het systeem. Het Key User-schap kan in de toekomst ook voor meerdere systemen van toepassing zijn.

In deze rol word je in eerste instantie ingewerkt op alle disciplines van het Service Centre: parkeren, storingen, catering, evenementen en toegang. Als je deze disciplines beheerst, heb je duidelijk hoe de processen nu zijn ingericht en waar de verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Om de kennis van de disciplines goed bij te houden is minimaal één dag per week meedraaien op de afdeling noodzakelijk. Daarnaast draai je ook mee op de afdeling bij verlof, ziekte en/of piekdrukte.  

Daarnaast ben je vanuit het Service Centre mede verantwoordelijk dat het systeem juist wordt gebruikt en dat het up-to-date is en blijft. Je bent verantwoordelijk voor het uitwerken van de werkinstructies en processen op de afdeling, van alle disciplines. Je werkt nieuwe processen uit en draagt zorg voor de juiste implementatie, dit geldt ook voor de uitrol van nieuwe Selfservices die binnen de afdeling gaan plaatsvinden. Data-analyse en ondersteunen bij dashboarding is ook onderdeel van de taken.  

Je speelt een sturende en ondersteunende rol bij het introduceren van een kennisbank, denk hierbij onder andere aan het opvragen van kennisitems. Dit is een onderdeel wat nu nog wat minder speelt, maar later een grotere rol gaat spelen.  

Je bent sterk in het communiceren met betrokken partijen en hebt een gezonde dosis zelfstandig en logisch denkvermogen. Je helpt ons graag mee om de organisatie verder te professionaliseren door je proactieve en positieve houding.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt minimaal een mbo-diploma niveau 4.
• Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring op het gebied van procesverbetering.
• Je hebt de ervaring met het beheer van (FMIS) systemen, waarbij ervaring met systeem PLANON, een pre is.
• Je bent in staat je collega’s te inspireren en aan te moedigen in hun interesse voor en betrokkenheid bij de combinatie data en systemen.
• Jouw werkwijze is flexibel, klantgericht, oplossingsgericht, creatief en je hebt een drive om te verbeteren en vernieuwen.
• Je bent analytisch en werkt accuraat; kwaliteit en nauwkeurigheid staan bij jou voorop.
• Je hebt ervaring met het assisteren en/of leiden van projecten ter optimalisatie van de dienstverlening en bijbehorende systemen.
• Je bent organisatiesensitief en kunt goed samenwerken, jouw drijfveer is het gezamenlijke belang.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

De divisie Campus & Facilities is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de voorzieningen en faciliteiten op de campus en heeft een totale omvang van ca. 220 fte's. Het werkgebied van de divisie is breed en omvat onder meer: campusontwikkeling, vastgoedbeheer, sportvoorzieningen, horeca en catering, logistiek, audiovisuele ondersteuning, copyshop, veiligheid en milieu. De divisie zorgt voor een geïntegreerd beleid en uitvoering op het gebied van faciliteiten en vastgoed en het voldoen aan de wetgeving voor een veilige werkomgeving. De divisie heeft als prioriteit een substantiële bijdrage te leveren aan de leefbaarheid, levendigheid en kwaliteit van de campus. Door het creëren van de beste omstandigheden draagt de divisie bij aan de vitaliteit en successen van de Radboud Universiteit. 

De subafdeling Service Centre valt onder de afdeling Facility Management. Facility Management is de operationele afdeling die zich bezighoudt met het besturen, beheersen en onderhouden van de ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces van de Radboud Universiteit, alsmede ten behoeve van de overige diensten en eenheden.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Josine Wouters-Kersten. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op maandag 12 augustus. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op woensdag 21 augustus. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.