Teamleider Bestuurssecretariaat & Bestuursassistent voorzitter college van bestuur

1. Inleiding 

Ben jij een zorgvuldig organisatietalent met digitale vaardigheden, bestuurlijk inzicht en sterke leidinggevende én communicatieve kwaliteiten? Als teamleider en bestuursassistent zorg jij dat het college van bestuur optimaal wordt ondersteund.

2. Functieomschrijving 

Het bestuurssecretariaat is als team verantwoordelijk voor een uitstekende secretariële en organisatorische ondersteuning van het college van bestuur, secretaris en de raad van toezicht. Dit vraagt om goede samenwerking, heldere afstemming en een hoge mate van professionaliteit. Als teamleider ben jij hierin de verbindende factor en geef je richting en sturing aan het team.

In deze veelzijdige functie combineer je twee belangrijke rollen. Als teamleider van het bestuurssecretariaat heb je een initiërende en coördinerende rol. Je bewaakt de kwaliteit, bereikbaarheid en continuïteit van de dienstverlening en fungeert als centraal aanspreekpunt voor de bestuursleden. Daarbij zorg je voor een optimale capaciteitsplanning en stimuleer je samenwerking binnen het team. Je bent digitaal vaardig en volgt relevante technologische en organisatorische ontwikkelingen op de voet. Je weet deze innovaties doelgericht in te zetten om processen te verbeteren en de kwaliteit en efficiëntie van het bestuurssecretariaat te versterken. Je bent verantwoordelijk voor de volledige HRcyclus (werving en selectie, ontwikkeling, verzuimbegeleiding en jaargesprekken) en creëert een professionele, veilige en resultaatgerichte werkomgeving. 

Daarnaast vervul je de rol van bestuursassistent van de voorzitter van het college van bestuur. In die rol verzorg je de secretariële ondersteuning tot in de puntjes en houd je overzicht over een complexe agenda. Je zorgt ervoor dat de juiste (digitale) informatie en documenten tijdig beschikbaar zijn voor vergaderingen, ontvangsten en werkbezoeken. Je beoordeelt zelfstandig de urgentie, relevantie en gevoeligheid van verzoeken en vragen, waarbij je zaken, waar mogelijk, zelf afhandelt. Ook onderhoud je contacten met interne en externe stakeholders en zorg je voor een soepele voorbereiding en afstemming van bijeenkomsten. In dit alles werk je nauw samen met de bestuursadviseurs, de griffier en je collega’s van het bestuurssecretariaat. 

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt hbo-werk- en -denkniveau, met ruime ervaring als bestuursassistent in een complexe bestuurlijke of academische omgeving.
• Je beschikt over aantoonbare sterke digitale vaardigheden en past nieuwe technologische ontwikkeling effectief toe ter verbetering van processen en dienstverlening.
• Je bent representatief, vriendelijk en gastvrij.
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels; Duitse taalvaardigheid is een pluspunt. 
• Je hebt een positieve, proactieve en accurate werkhouding: je werkt zelfstandig, maar bent ook een echte teamspeler.
• Je hebt aantoonbare leidinggevende ervaring en de kwaliteiten om een team te motiveren, te ontwikkelen en te verbinden aan gezamenlijke doelen.
• Je draagt verantwoordelijkheid voor de volledige HR-cyclus (werving- en selectie, ontwikkeling, verzuimbegeleiding en jaargesprekken). Je creëert hierin een professionele, veilig en resultaatgerichte werkomgeving.
• Je hebt het vermogen om prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren en snel, zorgvuldig en oplossingsgericht te handelen, ook onder druk.
• Je onderhoudt soepel contacten op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie, communiceert trefzeker en tactvol met uiteenlopende gesprekspartners en hebt een scherp gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.
• Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit en bent bij voorkeur vijf dagen per week beschikbaar. 

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Als teamleider en bestuursassistent van de voorzitter van het college van bestuur maak je deel uit van het bestuurssecretariaat, dat onderdeel is van het Bestuursbureau. Binnen het Bestuursbureau vind je onder meer ook het juridische team, de griffie van het college van bestuur, de ondersteuning van de medezeggenschap, Documentaire Informatie Voorziening (DIV), het Bureau van de Pedel en een aantal onafhankelijke functies. Samen zorgen deze teams voor een sterke ondersteuning van de bestuurlijke en academische processen.

Het bestuurssecretariaat bestaat uit een team van vier medewerkers. Zij ondersteunen de leden van het college van bestuur, de secretaris en de raad van toezicht, waarbij ieder collegelid en de secretaris een eigen aanspreekpunt heeft. Als team werken jullie nauw samen om het college van bestuur uitstekend en efficiënt te ondersteunen. Dat vraagt om goede afstemming, een open manier van samenwerken en het vermogen om elkaar te versterken.

Je komt terecht in een professionele, betrokken werkomgeving waar kwaliteit, samenwerking en vertrouwen centraal staan – en waar jouw rol als verbindende factor echt het verschil maakt.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. Een toelage naar salarisschaal 9 kan van toepassing zijn voor de taken van teamleider. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Dorine Gebbink. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. We kijken uit naar je sollicitatie.

De eerste gesprekken vinden plaats op donderdag 23 april. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op woensdag 29 april. Een screening, casus, opdracht, VOG en/of (ontwikkel-)assessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst.

Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten. 

Werk je al bij de Radboud Universiteit en heb je twijfels of vragen over intern overstappen? Lees meer over intern solliciteren.