Medewerker Backoffice & IT-ondersteuning

1. Inleiding

Schakel jij graag tussen administratie, klantcontact en IT? Als medewerker Backoffice & IT-ondersteuning laat je de taal- en communicatietrainingen Wageningen in’to Languages soepel verlopen – van eerste klantvraag tot certificaat. 

2. Functieomschrijving 

Je verdeelt je tijd 50/50 over backoffice en IT-gerelateerde werkzaamheden. Een mooie combinatie als je houdt van structuur, overzicht en slimme systemen.

Backoffice
Je bent het eerste aanspreekpunt voor cursisten, docenten en collega’s via mail, telefoon en aan de balie. Je zorgt met de volgende werkzaamheden ervoor dat alles rondom onze cursussen goed geregeld is:

• Cursussen aanmaken, controleren en bevestigen.
• Inschrijvingen verwerken en controleren.
• Cursisten koppelen aan de digitale leeromgeving en de juiste rechten geven.
• Docenten informeren.
• Aanwezigheid van cursisten monitoren.
• Evaluaties aanmaken.
• Facturen versturen.
• Cursussen afronden: certificaten maken, statussen aanpassen, cursisten mailen.
• De mailbox met informatieaanvragen verwerken.
• Telefoontjes aannemen en de balie bemensen op kantoordagen.

Kortom: jij zorgt dat het hele proces van oriëntatie tot afronding op rolletjes loopt. Je ziet waar het beter kan en neemt daarin initiatief.

IT & privacy
Daarnaast heb je een belangrijke rol bij de implementatie van ons nieuwe cursistenadministratiesysteem:

• Ondersteunen van het implementatieproject (templates invoeren, testwerk op aanwijzing van de beheerders).
• Na livegang: eenvoudige aanpassingen uitvoeren in het systeem in opdracht van de beheerders.
• Ondersteunen van de privacy-coördinator bij uitvoerende taken op het gebied van privacy. en security.
• Deelname aan interne scholing. 

Lijkt het je leuk om in een internationale omgeving te werken waar taal, onderwijs en organisatie samenkomen? Dan maken we graag kennis met je.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Je zet de klant altijd op de eerste plaats.
• Je communiceert sterk in het Nederlands en Engels (bij voorkeur op C1-niveau).
• Je kunt goed plannen, maar blijft flexibel als dingen anders lopen.
• Je hebt affiniteit met IT en systemen.
• Je werkt accuraat, zelfstandig en kritisch.
• Je bent digitaal vaardig en vindt het leuk om processen slimmer te maken. 

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Wageningen in’to Languages is in 2011 ontstaan, als dependance van Radboud in’to Languages, een zelfstandig onderdeel van de Faculteit der Letteren van de Radboud Universiteit. Al ruim dertig jaar verzorgen we met veel plezier trainingen en diensten op het gebied van taal en communicatie. Dat doen we voor studenten en medewerkers van de universiteit en voor particulieren, bedrijven, overheden en onderwijsinstellingen in het hele land.

Onze activiteiten bestaan uit taaltrainingen (18 talen), communicatietrainingen, coaching en advies, taaltoetsing, materiaalontwikkeling, nascholing en vertaal- en redactiewerkzaamheden. Bij ons werken circa 130 medewerkers in vaste en flexibele dienst.

Je werkt voor Wageningen in'to Languages en bent minimaal 1 à 2 keer per week op ons kantoor in Wageningen. Daarnaast kun je werken vanuit ons kantoor in Nijmegen en/of vanuit huis.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar.
• Je salaris binnen salarisschaal 7 en 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Renze Vellema. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. We kijken uit naar je sollicitatie.

De eerste gesprekken vinden plaats op woensdag 18 maart. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op donderdag 26 maart. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst.

Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten. 

Werk je al bij de Radboud Universiteit en heb je twijfels of vragen over intern overstappen? Lees meer over intern solliciteren.