Departementssecretaris

1. Inleiding 

Houd je van dynamisch werk waarbij geen enkele dag hetzelfde is? Dan ben jij misschien de collega naar wie wij op zoek zijn. Als departementssecretaris ben je de spin in het web van het departement Geschiedenis, Kunstgeschiedenis en Oudheid. 

2. Functieomschrijving 

Je hebt binnen deze functie twee grote taken. Enerzijds draag je als onderwijscoördinator in samenwerking met de onderwijsdirecteur en de opleidingsvoorzitters bij aan de coördinatie van generieke jaarlijkse processen voor de opleidingen van je departement. Denk hierbij aan het aanleveren van de juiste informatie ten behoeve van de onderwijsinzet van docenten, roostering, het verzorgen van de Onderwijs- en Examenregelingen, studiegidsen en de examenprogramma's. Je bent een aanspreekpunt zowel voor collega's uit het departement als voor Bureau Onderwijs en handelt vragen en problemen zoveel mogelijk zelfstandig af.

Anderzijds verzorg je als secretaris belangrijke bestuursondersteuning voor de departementsvoorzitter. Je zorgt er, samen met de departementsvoorzitter, P&O en financiën voor dat de personele en financiële planning van het departement op orde is. Daarnaast notuleer je bij vergaderingen van het hooglerarenberaad en het managementteam van het departement en help je bij het uitvoeren van de (beleids-)besluiten die hier worden genomen.

3. Profiel (functie-eisen) 

•    Een afgeronde hbo of universitaire opleiding, bij voorkeur op het gebied van Geschiedenis, Kunstgeschiedenis of Oudheid of aantoonbare affiniteit met deze disciplines.
•    Ervaring met onderwijsondersteuningsprocessen.
•    Ervaring met het maken en uitvoeren van onderwijs- en departements-gerelateerd beleid.
•    Je hebt oog voor diverse soorten processen en de praktische uitvoerbaarheid ervan binnen gestelde deadlines.
•    Je excelleert in een dynamische omgeving, je kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden en snel schakelen. 
•    Je communiceert effectief met de verschillende lagen binnen de facultaire gemeenschap. Je bent een communicatieve teamplayer die actief samenwerking zoekt met diverse betrokkenen en bent in staat om in een soms hectische omgeving de rode draad te vinden en vast te houden.
•    Je bent dienstverlenend ingesteld, kunt goed plannen en organiseren, en bent proactief en creatief in het zoeken naar oplossingen binnen processen.
•    Je beschikt over goede ICT-vaardigheden.
•    Je hebt een uitstekende schrijfvaardigheid, in zowel het Nederlands als het Engels 

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Je bent werkzaam bij het departement Geschiedenis, Kunstgeschiedenis en Oudheid (GKO) van de Faculteit der Letteren. Binnen GKO wordt onderwijs gegeven en onderzoek gedaan op het gebied van geschiedenis, kunstgeschiedenis, Griekse en Latijnse Taal en Cultuur en archeologie. De departementsvoorzitter is jouw leidinggevende.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Je salaris binnen salarisschaal 11 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan departementsvoorzitter Wim van Meurs. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 12 mei. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats in de week van 19 mei. Je treedt bij voorkeur 15 augustus 2025 in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.