Medewerker onderwijsadministratie en roostering

1. Inleiding 

Ben jij helemaal thuis in het facultaire onderwijs en help je studenten graag op weg in hun studie? Werk je graag in een dynamische omgeving met een hecht team? Dan zijn wij op zoek naar jou! 

2. Functieomschrijving 

Als medewerker onderwijsadministratie bij het Studenten Informatiepunt Letteren (STIP) verzorg je de onderwijsadministratie voor enkele opleidingen. Je beantwoordt allerlei vragen over de opleidingen. Ook het diplomeringsproces, het vullen van de studiegidsen[KN1] [KM2]  en het inrichten van de cursussen in ons studentenadministratiesysteem Osiris behoren tot je kerntaken. Je werkt nauw samen met de departementssecretaris en je collega's binnen de onderwijsadministratie. Daarnaast ben je achterwacht voor de STIP studentenbalie.

Als roostermaker ben je verantwoordelijk voor de onderwijs- en tentamenroosters van de opleidingen van het departement Geschiedenis, Kunstgeschiedenis en Oudheid (GKO). Je inventariseert in nauwe samenwerking met de departementssecretaris GKO de onderwijsactiviteiten en de inzetbaarheid van docenten. Je richt het roostersysteem TermTime in om tot het meest optimale rooster voor de diverse studentgroepen te komen. Je lost (ad-hoc) roosterproblemen op en draagt zorg voor een juiste communicatie richting alle betrokkenen bij eventuele wijzigingen. Je werkt nauw samen met de drie andere roosteraars van het Studenten Informatiepunt (STIP). Op termijn zul je ook roostercoördinatie – of key user taken op je nemen.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt uitstekende kennis van de onderwijsondersteuning en bij voorkeur ervaring in de universitaire onderwijsadministratie.
• Je hebt ervaring als roosteraar of hebt gewerkt in een soortgelijke functie. Kennis van een roosterprogramma (bij voorkeur TermTime) is een pre.
• Je hebt minimaal een mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt goede kennis van het studentenadministratiesysteem Osiris, Microsoft Teams en bij voorkeur Excel.
• Je bent accuraat en analytisch en je houdt van het oplossen van complexe puzzels.
• Je kunt goed prioriteiten stellen, snel schakelen en functioneert goed onder druk.
• Je bent communicatief vaardig en hebt een goede beheersing van de Nederlandse én Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Als medewerker onderwijsadministratie en roostering maak je deel uit van het Studenten Informatiepunt Letteren. Het Studenten Informatiepunt en het facultaire stafsecretariaat zijn onderdeel van Bureau Onderwijs en Studentenzaken en verantwoordelijk voor de ondersteuning van studenten en docenten van de faculteit. Bureau Onderwijs en Studentenzaken omvat verder Osirisbeheer, studieadviseurs, International Office, Career Service, studentcommunicatie, de secretaris van de examencommissie, de secretaris toelatingen en het Teaching Information Point. Je rapporteert aan het Teamleider STIP onderwijsadministratie en stafsecretariaat.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek. Een aanloopschaal 7 kan van toepassing zijn. 
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Karen Meijer. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op maandag 17 februari. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op woensdag 19 februari. Je treedt bij voorkeur 1 juni 2025 in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.