Managementassistent Stafsecretariaat

1. Inleiding 

Hou jij ervan om alles tot in de puntjes te regelen zodat collega’s zich optimaal op hun werk kunnen focussen? Wil jij graag werken in een omgeving waar je met een hecht team van collega’s de boel draaiende houdt? Dan ben jij de juiste managementassistent voor de Faculteit der Letteren!

2. Functieomschrijving 

Als Managementassistent Stafsecretariaat bied je ondersteuning aan de medewerkers van verschillende opleidingen. Je werkzaamheden voor de opleidingen en docenten liggen op allerlei gebieden: van het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten en het maken van besluitenlijsten tot het ondersteunen bij congressen en bestellen van materialen. Je regelt alle praktische zaken voor nieuwe medewerkers. Daarnaast bemens je samen met twee collega’s de frontoffice van het Stafsecretariaat. Daar handel je alle binnenkomende vragen en verzoeken af en sta je de medewerkers en studenten te woord. Je zorgt voor de  uitgifte van kantoorartikelen, het reserveren van vergaderruimtes en de postbezorging.

Je maakt deel uit van een team van drie managementassistenten van de Faculteit der Letteren. Ook neem je deel aan bijeenkomsten, workshops en lezingen van het RU Assistant Network, waar je in contact komt met collega managementassistenten van de Radboud Universiteit. Een mooie plek om je netwerk te vergroten en ervaringen te delen!

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je bent een enthousiaste en daadkrachtige professional met bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding.
• Je hebt relevante werkervaring als managementassistent. Ervaring binnen het onderwijs of andere (complexe) organisatie is een pre, maar niet vereist.
• Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en Engels.
• Je hebt gedegen kennis van de MS Office-programma's, zoals Outlook, Excel, Word en Teams en je bent in staat je nieuwe software systemen snel eigen te maken.
• Je kunt goed overzicht houden, bent nauwkeurig, stressbestendig en flexibel.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

Als managementassistent maak je deel uit van het facultaire Stafsecretariaat. Dit is een onderdeel van het Bureau Onderwijs en Studentenzaken Letteren. Bureau Onderwijs en Studentenzaken ondersteunt de studenten, docenten en opleidingen van de faculteit en omvat naast het facultaire stafsecretariaat, het Studenten Informatiepunt Letteren (onderwijs- en studentenadministratie en studentenbalie), Osirisbeheer, studieadviseurs, International Office, Career Service, studentcommunicatie, de secretarissen van de examencommissie en de toelatingscommissie en het Teaching Information Point. Je rapporteert aan de teamleider Stip Onderwijsadministratie en Stafsecretariaat.

Er heerst een informele sfeer binnen het team en de faculteit. Je kunt bij iedereen kunt binnenlopen en spreken elkaar aan met “je”. De taken worden in teamverband opgepakt en we ondersteunen elkaar waar mogelijk. Initiatief nemen en denken aan vernieuwing wordt zeer gewaardeerd. Naast het werk is er alle ruimte om gezamenlijk een kop koffie te drinken. Loop jij in de pauze liever dan dat je blijft zitten? Dan hebben we verschillende mooie looproutes op onze groene campus!

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar.
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Karen Meijer. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op donderdag 12 december. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op maandag 16 december. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst. 

Voor deze vacature is eerder al een keer geworven. Mocht je eerder al zijn afgewezen als Managementassistent Stafsecretariaat, dan heeft het geen nut om opnieuw te solliciteren.
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.