Managementassistent Campus & Facilities - Sluitingsdatum is verstreken, het is niet meer mogelijk om te reageren.

1. Inleiding 

Wil jij graag bijdragen aan een maatschappelijk relevante organisatie? Ben jij een organisatietalent en goed in het stellen van de juiste prioriteiten? En zoek je een afwisselende en ondersteunende baan? Dan ben jij nodig als managementassistent!

2. Functieomschrijving 

De afdeling Business Support is op zoek naar een enthousiaste, servicegerichte en zelfstandige allround managementassistent. Samen met twee collega managementassistenten ondersteun je het managementteam en daarmee de divisie Campus & Facilities. Tweemaandelijks is er een thema bijeenkomst waarin ontwikkeling van de dienstverlening van het secretariaat centraal staat. Daarnaast neem je actief deel aan het RU-Assistance Network.

De positie als managementassistent is erg dynamisch en vereist het vermogen om te kunnen anticiperen op de behoeften van de organisatie. Je weet wat er speelt en bent de linking pin. Door prioriteiten te stellen en proactief te handelen is geen enkele uitdaging voor jou te groot.

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor diverse werkzaamheden. Je communiceert met interne opdrachtgevers en externe partners, organiseert bijeenkomsten en voert regie op actielijsten.

Je voert uiteenlopende administratieve taken uit, ondersteunt in het creëren en beheren van teams en bent medeverantwoordelijk voor het bewaar- en archiveringsbeleid van de organisatie.

Je volgt ontwikkelingen in je aandachtsgebieden en controleert of uitvoering wordt gegeven aan de werkprocessen. Op basis van signalering wordt input gegeven voor het verbeteren van de werkprocessen en instructies gericht op het verhogen van de kwaliteit.

3. Profiel (functie-eisen) 

• Je hebt een voltooide secretariële opleiding op mbo-niveau en daarnaast heb je minimaal drie jaar werkervaring in vergelijkbare functie.
• Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden, zowel qua inhoud als type werk. Je bent klant betrokken, organisatiesensitief, accuraat, resultaat- en waardegericht en kunt goed samenwerken.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt kennis van diverse softwarepakketten (onder andere Microsoft Office 365) en bent in staat om nieuwe softwarepakketten snel eigen te maken.
• Je bent een echt organisatietalent: organiseren, coördineren en bewaken van de voortgang van afspraken en overleggen liggen jou goed.
• Je weet waar de prioriteiten liggen en stemt dit af om vervolgens overzicht te houden.

4. Wij zijn (werkomgeving) 

De divisie Campus & Facilities is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de voorzieningen en faciliteiten op de campus en heeft een totale omvang van circa 220 fte. Het werkgebied van de divisie is breed en omvat onder meer: campusontwikkeling, vastgoedbeheer, sportvoorzieningen, horeca en catering, logistiek, audiovisuele ondersteuning, copyshop, veiligheid en milieu. De divisie zorgt voor een geïntegreerd beleid en uitvoering op het gebied van faciliteiten en vastgoed en het voldoen aan de wetgeving voor een veilige werkomgeving.

De divisie heeft als prioriteit een substantiële bijdrage te leveren aan de leefbaarheid, levendigheid en kwaliteit van de campus. Door het creëren van de beste omstandigheden draagt de divisie bij aan de vitaliteit en successen van de academische gemeenschap.

De afdeling Business Support zorgt ervoor dat de randvoorwaarden voor de optimale uitvoering van de werkzaamheden binnen Campus & Facilities zijn geregeld. Business Support ondersteunt de processen binnen Campus & Facilities. De afdeling Business Support omvat drie teams: Relations and Contractmanagement, Functional Application Management en Office Support.

Het team Office support heeft taken op de volgende terreinen:

1. Behartigt de marketing en communicatie van de divisie (zowel de externe communicatie als de interne communicatie binnen Campus & Facilities).
2. Verzorgt de administratie en het beheer van processen.
3. Draagt zorg voor de financiële administratie, begroting, jaarrekening en financiële rapportages van Campus & Facilities, de MIP van de Radboud Universiteit en begrotingen en financiële rapportages inzake projecten.
4. Behartigt de secretariële taken binnen de divisie en draagt zorg voor de archivering van protocollen, standaarddocumenten en dergelijke.

Je komt te werken in een omgeving met een open cultuur en korte lijnen. We hebben een prettige werksfeer met gedreven collega’s in een werkomgeving waar je de ruimte hebt voor eigen initiatieven. Verantwoordelijkheid, uitdaging en plezier in het werk staan voorop met een mix van kennis en vrijheid. Persoonlijke groei wordt daarnaast sterk aangemoedigd.

5. Wij bieden 

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren 

Je kunt uitsluitend solliciteren via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Frederique van Alfen-Las. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. 

De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdag 27 augustus. De eventuele tweede gesprekken vinden plaats op donderdag 29 augustus. Je treedt bij voorkeur 1 oktober in dienst. 
 
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.